Chociaż e-Doręczenia są usługą cyfrową znaną od niedawna w Polsce, we Włoszech można się z nimi było spotkać od 2004 roku, na długo przed wprowadzeniem w życie pierwszego Rozporządzenia eIDAS. Certyfikowana Poczta Elektroniczna jest w tej chwili nieodłączną częścią procesu zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej oraz komunikacji z urzędami administracji publicznej. Nie tylko redukuje koszty, ale też skraca czas potrzebny na doręczenie dokumentacji minimalizując możliwość popełnienia błędu ludzkiego.
e-Doręczenia we Włoszech
Wspomniana powyżej Certyfikowana Poczta Elektroniczna (PEC) działa w tym kraju od 2004 roku, czyli wystartowała jeszcze przed wdrożeniem eIDAS 1.0 w 2014 roku. Certyfikowana poczta e-mail, będąca docelowym adresem doręczeń elektronicznych, jest najbardziej rozpowszechnioną formą usług zaufania we Włoszech. Aktualnie w tym południowoeuropejskim kraju funkcjonuje 15 milionów aktywnych skrzynek pocztowych PEC, a w samym 2022 roku było wysłanych przez ten system blisko 2,7 miliarda wiadomości.
Źródło danych: https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/statistiche-utilizzo-pec
Na samym początku funkcjonowania, Certyfikowana Poczta Elektroniczna była wykorzystywana jedynie przez administrację publiczną oraz instytucje rządowe w celu komunikowania się między sobą. Dopiero w późniejszym okresie wprowadzono obowiązek posiadania co najmniej jednego konta PEC przez podmioty prywatne.
Domicilio Digitale, oficjalny adres elektroniczny, obowiązuje we Włoszech od 6 czerwca 2023 roku i umożliwia każdemu obywatelowi powyżej 18 roku życia, który posiada odpowiednie narzędzie eID (typowo włoskie SPID, CIE, bądź CNS) na wybranie własnego adresu cyfrowego w INAD (Krajowy Rejestr Adresów Elektronicznych). Taki adres pozwala on na wszelkiego rodzaju korespondencję z administracją publiczną mająca moc prawną (zwroty i odliczenia od podatku, raporty o karach administracyjnych itp.).
Zastosowania doręczeń elektronicznych
Certyfikowana Poczta Elektroniczna w niektórych sektorach włoskiej administracji publicznych już teraz stanowi podstawę komunikacji nie tylko między urzędami, ale także w komunikacji pomiędzy obywatelami, a urzędami. Przykładem tego może być ekosystem wymiaru sprawiedliwości. W tym wypadku kancelarie prawne używają PEC w celu składania wniosków sądowych dzięki załączników XML.
W małych i dużych firmach e-Doręczenia pozwalają na łatwą i szybką wysyłkę różnych dokumentów, umów, rachunków, czy też faktur. Szacuje się, iż w średniej wielkości firmach we Włoszech wysyła się aż 5-6 przesyłek elektronicznych dziennie. Pozwala to na niebywałą oszczędność nie tylko zasobów finansowych, ale też czasu. To samo dotyczy freelancerów oraz wszystkich obywateli, którzy nie muszą chodzić specjalnie na pocztę w celu wysłania dokumentów. Ponadto w tej chwili założenie adresu PEC jest obowiązkowe w celu założenia nowej firmy.
Niektóre zastosowania PEC w firmach włoskich to:
- Otrzymywanie korespondencji od administracji publicznej,
- Wysyłanie i otrzymywanie faktur,
- Rozwiązywanie umów,
- Składanie wniosków, np. wniosku o pozwolenie na budowę,
- Komunikacja między firmą a pracownikiem: wysłanie list płac, zwolnienie pracownika, bądź złożenie rezygnacji,
- Wysłanie oferty do sprzedającego, bądź agencji nieruchomości w celu wzięcia udziału w aukcji nieruchomości.
Chociaż w tej chwili adres elektroniczny jest w głównej mierze stosowany do komunikacji finansowej, jednak istnieją plany, by rozszerzyć jego działanie o komunikację między obywatelami w celu zawierania umów, komunikacji z bankami, firmami ubezpieczeniowymi, bądź między firmami.
Szerokie zastosowanie PEC wynika z:
- Wczesnego przyjęcia prawnego systemu e-doręczeń,
- Doświadczenia użytkownika – doręczenia są łatwe w obsłudze, z przejrzystym interfejsem sieciowym,
- Interoperacyjności – konto PEC można bez problemu używać do wysyłania wiadomości na konto PEC innego podmiotu,
- Ponadto korzystanie z PEC jest łatwe, szybkie, bezpieczne, legalne i tanie (wygodne).
Korzyści płynące z PEC i doręczeń elektronicznych
Istnieje wiele korzyści wynikających z używania Certyfikowanej Poczty Elektronicznej oraz doręczeń elektronicznych we Włoszech. Wystarczy wspomnieć o redukcji nakładów finansowych i czasu spędzanego na doręczaniu dokumentów, składaniu wniosków, czy też szeroko pojętej komunikacji o charakterze prawnym. Istotna jest również wygoda oraz zmniejszenie prawdopodobieństwa zagubienia, bądź nieprawidłowego dostarczenia przesyłki w wyniku błędu ludzkiego.
Wśród korzyści płynących z używania doręczeń elektronicznych wyróżnić można:
- Natychmiastowa realizacja – nie ma potrzeby udawać się na pocztę, a ponadto sama dostawa trwa minuty.
- Korzyści finansowe – wynikające z redukcji potrzebnego nakładu pracy i materiałów potrzebnych do wysłania i dostarczenia przesyłki.
- Redukcja zanieczyszczeń i śladu CO2 – jako, iż przesyłki są dostarczane elektronicznie nie istnieje potrzeba ich przewozu, bądź przechowywania.
- Paperless – oszczędność papieru oraz redukcja ilości wyciętych drzew wykorzystywanych do produkcji papieru na arkusze, koperty, potwierdzenia nadania, czy też odbioru, znaczków pocztowych itp.
- Ograniczenie ilości potrzebnego nakładu pracy fizycznej potrzebnej do doręczenia przesyłek – wiąże się to z redukcją etatów ale także z minimalizacją potrzebnego nakładu pracy i czasu potrzebnego w procesie wysyłki;
- Archiwizacja elektroniczna – brak potrzeby przechowywania fizycznych dokumentów, które zajmują dużo miejsca.
W przypadku rynku włoskiego korzyści płynące z zastosowania doręczeń elektronicznych wyniosły 3,5 mld euro do 2022 roku i szacuje się, iż w okresie 2023-2026 mogą one wynieść choćby 2,5 mld euro. Redukcja śladu węglowego też nie jest mała, ponieważ tylko w tym roku wyniesie ona 98,9 tysięcy ton CO2.
Jednym z największych atutów wprowadzenia doręczeń elektronicznych z punktu widzenia administracji we Włoszech było to, iż kraj ten był w stanie spełnić swoje cele bez potrzeby korzystania z środków publicznych.
Żeby dowiedzieć się więcej na temat e-Doręczeń w Polsce zachęcamy do zapisania się na webinarium Trusted Economy Forum – Edycja polska – e-Doręczenia. Zapisz się już teraz na https://trustedeconomyforum.com/e-doreczenia/
Data aktualizacji publikacji: 29.07.2024
