2 godzin temu
Wynajmujesz mieszkanie? Od 28 kwietnia 2023 roku każda umowa najmu wymaga tego dokumentu, choćby jeżeli zawierasz ją ustnie i nigdy nie widzisz notariusza. Grzywna to do 5000 zł, a najemcy coraz częściej używają braku dokumentu jako broni w sporach o kaucję.
Fot. Warszawa w Pigułce
Przepis, który wszyscy zignorowali
Zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy z 29 sierpnia 2014 roku o charakterystyce energetycznej budynków (tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 1688), właściciel ma obowiązek przekazać najemcy kopię świadectwa charakterystyki energetycznej przed zawarciem umowy najmu. Przepis obowiązuje od wiosny 2023 roku, ale właściciele masowo go ignorują. Dlaczego? Bo egzekwowanie sankcji jest skomplikowane.
Przy sprzedaży nieruchomości notariusz odnotowuje w akcie, czy świadectwo zostało przekazane. jeżeli nie – poucza sprzedającego o karze. Przy najmie? Żaden notariusz nie uczestniczy w transakcji. Umowy zawiera się ustnie, mailem, przez portale ogłoszeniowe. żabole nie dostaje automatycznej informacji o braku dokumentu. Wynajmujący zakładają, iż skoro nikt nie kontroluje, to przepis to fikcja.
Kawalerka 25 m² też wymaga świadectwa
Jeden z najpowszechniejszych mitów na rynku najmu brzmi: mieszkania poniżej 50 m² są zwolnione z obowiązku. To nieprawda, która może kosztować tysiące złotych. Ustawa rzeczywiście przewiduje zwolnienie dla budynków o powierzchni użytkowej poniżej 50 m², ale dotyczy to wyłącznie budynków wolnostojących – małych domków letniskowych, portierni, garaży.
Masz kawalerkę 25 m² w bloku przy Marszałkowskiej? Obowiązek jest. Wynajmujesz pokój w 3-pokojowym mieszkaniu? Wystarczy świadectwo dla całego lokalu, ale musisz przekazać kopię najemcy. Powierzchnia mieszkania w budynku wielorodzinnym nie ma znaczenia – liczy się fakt zawarcia umowy najmu.
Zwolnienia dotyczą głównie obiektów nietypowych: zabytków wpisanych do rejestru (choć od 2026 roku i one tracą przywilej przy sprzedaży i wynajmie), budynków użytkowanych krócej niż 4 miesiące w roku, miejsc kultu, budynków przemysłowych bez systemów grzewczych. Standardowe mieszkanie w bloku – choćby studio 18 m² – nie kwalifikuje się do żadnego wyjątku.
Forma umowy nie ma znaczenia
Ustna umowa najmu? Świadectwo i tak trzeba przekazać. Wynajmujesz przez OLX, a lokator przelewa za wynajem na konto bez paragonu? Świadectwo obowiązuje. Aneksujesz umowę i podwyższasz czynsz? jeżeli pierwotna umowa została zawarta przed 28 kwietnia 2023 roku, aneks nie tworzy obowiązku przekazania świadectwa. Ale nowa umowa, choćby z tym samym lokatorem – już tak.
Przepisy nie robią różnicy między najmem długoterminowym a krótkoterminowym przez Airbnb. Każda umowa najmu to obowiązek. W praktyce właściciele mieszkań na doby masowo łamią prawo, bo zakładają – słusznie – iż turysta wynajmujący na weekend nie złoży doniesienia do żaboli o braku świadectwa energetycznego.
Najemcy odkryli broń w sporach o kaucję
Prawdziwy problem zaczyna się nie przy kontrolach urzędowych, ale w konfliktach między wynajmującym a najemcą. Biura nieruchomości obserwują trend: lokatorzy, którzy chcą zerwać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia albo walczą o zwrot pełnej kaucji, grożą zgłoszeniem braku świadectwa do nadzoru budowlanego.
Scenariusz wygląda następująco: właściciel chce potrącić z kaucji 800 zł za zniszczoną podłogę. Najemca odpowiada, iż nie dostał świadectwa energetycznego, więc albo odda całą kaucję bez potrąceń, albo zgłosi sprawę do urzędu. Wynajmujący stoi przed wyborem: stracić 800 zł czy zaryzykować grzywnę do 5000 zł.
Przy najmie okazjonalnym notariusze coraz częściej weryfikują, czy obowiązek został spełniony. Odmowa poświadczenia podpisów bez okazania certyfikatu to realna praktyka w większych miastach. Właściciel, który przez lata wynajmował bez świadectwa, dowiaduje się o problemie dopiero przy próbie formalnego wypowiedzenia umowy.
W 2026 roku świadectwa stają się jak etykiety na lodówkach
Od 1 stycznia 2026 roku (choć branża nie wyklucza opóźnienia do maja) wchodzą nowe wzory świadectw z klasami energetycznymi od A+ do G, identyczne jak na sprzętach AGD. Zamiast skomplikowanych wskaźników EP i EU – prosta etykieta pokazująca, czy mieszkanie jest energooszczędne, czy pochłania gigawaty prądu i gazu.
Zmiany wynikają z wdrożenia dyrektywy EPBD. Budynki klasy A i A+ to zeroemisyjne pasywniaki z pompami ciepła i fotowoltaiką. Klasa G to przedwojenne kamienice bez ocieplenia, z piecami kaflowymi. Dla wynajmującego to informacja, ile będzie płacił za ogrzewanie. Mieszkanie klasy F w zimie może generować rachunki 600-800 zł miesięcznie, podczas gdy klasa B to 150-200 zł.
W niektórych krajach UE, jak Francja czy Holandia, wprowadzono już zakazy wynajmu mieszkań najniższych klas energetycznych bez termomodernizacji. Polska w 2026 roku takich zakazów nie ma, ale eksperci przewidują, iż za 5-10 lat wynajem nieocieplonych kamienic może stać się niemożliwy lub nieopłacalny. Właściciele lokali klasy F i G powinni planować modernizacje – nie tylko ze względu na rachunki najemców, ale też na przyszłe regulacje.
Koszt: od 130 zł do 1000 zł, ważność 10 lat
Świadectwo dla mieszkania w bloku kosztuje 130-500 zł, w zależności od tego, czy zamówisz online, czy przez lokalną firmę audytorską. Najtańsze oferty to 130 zł za standardową kawalerkę lub 2-pokojowe mieszkanie. Większe lokale, domy jednorodzinne, budynki użytkowe – to 500-1000 zł.
Audytor musi być wpisany do Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków. Sprawdzasz to na stronie rejestrcheb.mrit.gov.pl. Każde wystawione świadectwo trafia do rejestru – jeżeli audytor oferuje dokument „bez wpisu”, to fałszywka nieważna prawnie.
Dokument jest istotny 10 lat od daty wystawienia lub do momentu termomodernizacji. Wymieniłeś okna? Ociepliłeś ściany? Zainstalowałeś pompę ciepła? Stare świadectwo traci ważność, musisz zamówić nowe. Najemca, który dostał świadectwo ważne do 2025 roku, a teraz jest luty 2026 – może żądać aktualnego dokumentu. Właściciel ma obowiązek dostarczyć świeżą kopię.
Kto rzeczywiście kontroluje i nakłada kary
Przepisy mówią jasno: kara do 5000 zł. W praktyce egzekwowanie wygląda następująco. Przy sprzedaży mieszkania notariusz odnotowuje w akcie fakt nieprzekazania świadectwa i przesyła informację do organów. Kupujący może złożyć doniesienie o wykroczeniu. Sąd rozpatruje sprawę i wymierza grzywnę od 20 zł do 5000 zł, w zależności od wagi naruszenia.
Przy wynajmie brak automatycznego mechanizmu kontroli. Najemca musiałby sam złożyć zawiadomienie do żaboli lub nadzoru budowlanego o braku świadectwa. Większość lokatorów nie robi tego, bo po co sobie komplikować życie? Problem pojawia się dopiero, gdy relacja się psuje – wtedy brak świadectwa staje się kartą przetargową w sporze.
Nadzór budowlany i gminy mogą nakładać grzywny podczas kontroli dokumentacji. jeżeli urząd przeprowadza inspekcję związaną z remontem, zmianą sposobu użytkowania lokalu albo skargą sąsiadów na hałas czy dewastację – może sprawdzić, czy właściciel wywiązuje się z obowiązku posiadania i przekazywania świadectwa.
W 2026 roku system zaczyna się uszczelniać. Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) łączy dane o źródłach ciepła z innymi rejestrami – programami dotacyjnymi, bazami kominiarskimi, informacjami o zużyciu paliw. Rozbieżności generują automatyczne wezwania do wyjaśnień. Właściciel, który zgłosił piec gazowy, ale sąsiad donosi, iż pali węglem – może spodziewać się kontroli, podczas której sprawdzą też dokumentację dot. wynajmu.
Jak się zabezpieczyć przed karą i sporami
- Zamów świadectwo przed wystawieniem ogłoszenia o najmie. Portale ogłoszeniowe od 2024 roku wymagają podania wskaźników energetycznych w ofercie. Automatycznie usuwają ogłoszenia bez tych danych. Nie masz świadectwa – nie umieścisz ogłoszenia na OLX, Otodom, Gratka.
- Przekaż kopię najemcy pisemnie i zachowaj potwierdzenie. Najlepiej wpisać do umowy najmu zdanie: „Wynajmujący przekazał najemcy kopię świadectwa charakterystyki energetycznej nr […] z dnia […]”. Najemca podpisuje umowę, ty masz dowód, iż obowiązek spełniłeś. Brak tego zapisu to twoje słowo przeciwko jego słowu w razie sporu.
- Sprawdź ważność dokumentu przed przedłużeniem umowy. jeżeli świadectwo straci ważność podczas trwania najmu (bo minęło 10 lat albo zrobiłeś remont), zamów nowe i przekaż lokatorowi zaktualizowaną kopię. Nie czekaj, aż najemca sam się dopomni – to twój obowiązek.
- Nie ryzykuj braku świadectwa przy najmie okazjonalnym. Notariusz przy poświadczaniu podpisów może zażądać okazania certyfikatu. Brak dokumentu = odmowa poświadczenia = niemożność formalnego wypowiedzenia umowy najemcy, który nie płaci czynszu. Oszczędzasz 300 zł na świadectwie, tracisz możliwość eksmisji.
- Pamiętaj o świadectwie przy aneksowaniu umowy na nowych lokatorów. Przedłużenie umowy z tym samym najemcą to aneks – nie wymaga nowego świadectwa. Ale nowa umowa, choćby w tym samym mieszkaniu z inną osobą – to już obowiązek przekazania świeżej kopii, choćby jeżeli dokument ma ten sam numer co przy poprzednim najmie.
- Zainwestuj w termomodernizację mieszkań klasy E, F, G. Nowe etykiety energetyczne będą widoczne w ogłoszeniach. Najemcy zaczną unikać mieszkań z wysokimi kosztami ogrzewania. Lokal klasy G może stracić konkurencyjność na rynku – niższe stawki czynszu albo dłuższe przestoje między najemcami. Ocieplenie, wymiana okien, modernizacja pieca to inwestycje, które zwrócą się przez lepszą klasę energetyczną i wyższe zainteresowanie wynajmem.
